En el presente
trabajo trataremos el tema de los Activos Fijos. Repasaremos los conceptos
básicos de éstos así como de sus clasificaciones y categorías.
Como sabemos, los
activos fijos tienen una vida útil dependiendo a qué clase pertenezcan, es por
eso que detallaremos los principales factores que limitan la vida útil.
Los activos se
clasifican en inmuebles, recursos y terrenos, los cuales haremos un recuento de
cada una de ellos para mejor desarrollo del capítulo.
Se explicarán los
temas de la contabilización del activo fijo así como de sus mejoras y
reparaciones, las cuales son desarrolladas con detenimiento y casos sencillos.
Por último, daremos
una breve definición de los conceptos básicos de Depreciación, ya que este tema
va de la mano con los Activos Fijos.
Los activos fijos se
definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso
normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se
recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido1.
Para que un bien sea
considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:
1. Ser físicamente
tangible.
2. Tener una vida
útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de
operaciones, el que sea mayor).
3. Sus beneficios
deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones,
el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos
(útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo
operativo de la empresa.
4. Ser utilizado en
la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilado a
terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con
la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y
no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.
Es importante aclarar
que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del
tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados
como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un
camión es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos
eléctricos si es que lo usa para entregas de mercadería; pero es considerado
como un inventario (para ser destinado a la venta) en una empresa distribuidora
de camiones.
Vida útil
La vida útil de un
activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera
obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de
producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un
inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros
o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las
turbinas de un avión, las horas de vuelo.
Factores que limitan la vida útil de
los activos:
-
Factores físicos: Desgaste producido por el
uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y
relacionado con el tiempo.
-
Factores Funcionales: Obsolescencia
tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la
capacidad actual de la empresa (expansión del negocio)
La
estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en
cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del activo y el
desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el
deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados
con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Los factores
funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad
del activo para operar con eficiencia.
En
muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos pueden quedar
obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida útil puede haber
terminado a pesar de que se sepa que todavía permanecen en condiciones de
trabajar por mucho más tiempo. Otro caso es el de una expansión del negocio, lo
que origina que el activo actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente
las necesidades de la empresa, aún cuando esté en buenas condiciones
operativas.
La
vida útil constituye una estimación contable y por lo tanto está sujeta a
valores subjetivos; su estimación es probablemente la parte más difícil de la
contabilidad para depreciación. En general, las empresas suelen basar sus
estimaciones en experiencias anteriores, referencias de especialistas, revistas
especializadas y otro tipo de publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar
la vida útil de los activos dado que ningún negocio tiene un pronóstico
perfecto. Sin embargo, en el caso de que se modifique la vida útil de un activo
(se denomina como “cambio en el estimado contable”), los principios contables
establecen que se informe la naturaleza, razón y efecto del cambio sobre la
utilidad neta.
Por
ejemplo, en el sector de telecomunicaciones, en la década de los 70, se
consideraba para una central telefónica una vida útil de 15 años. En los 80’s,
ésta se redujo a 10 años, y en la actualidad se consideran solamente 7 años,
habiendo un requerimiento de las empresas del sector para reducirla a 5 años.
En
nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los períodos de vida
útil aceptables para efectos tributarios a los cuales las empresas deben
ceñirse para el cálculo de los impuestos correspondientes. Generalmente, para
evitar una doble forma en la presentación de la información financiera, las
empresas a veces deciden tomar como períodos de vida útil de los activos fijos
a los legalmente establecidos; pero es importante, para una adecuada
presentación de la información financiera, que los negocios estimen los
períodos de vida útil para efectos de la preparación de información gerencial
indistintamente de las normas establecidas.
Si
la vida útil tributaria no coincide con la vida útil prevista técnicamente por
la empresa, ésta puede solicitar autorización para reducirla, a través de un
trámite administrativo, presentando las justificaciones técnicas necesarias. Un
ejemplo se produce en la minería, donde un camión transportador minero de 50
toneladas, sometido a tres turnos de trabajo diario, es posible que extienda su
vida útil a sólo dos o tres años para que requiera una reparación mayor.
1 Chong, Esteban.
Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del activo;
Universidad del Pacífico, 1992.
Los renglones de planta y equipos se
clasifican, con frecuencias, en los siguientes grupos:
1.- Activos Fijos tangibles: el
término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un
edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos
clasificaciones claramente diferenciales:
a. Propiedad de planta sujeta a
depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como
los edificios y equipos de oficinas.
b. Terrenos. El único activo fijo que
no esta sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de
existencia.
2.- Activos tangibles: El
termino activos tangibles se usa para describir activos que se utilizan en la
operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes.
Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas
registradas, las franquicias y el goodwill. Los activos corrientes tales como
las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no están incluidos en la
clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.
3.- Recursos Naturales: Un
lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal
como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no
como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a
medida que el recurso natural se extrae del lugar.
Los
activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos:
a.-
El Equipo y Maquinaria. Que son
las maquinarias, edificios, muebles y enseres, vehículos, activos sujetos a
depreciación porque son activos con vida limitada.
b.-
Los Recursos naturales: Los
cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en
agotamiento.
c.-
Los Terrenos: Son los bienes que
no están sujetos a depreciación ni a agotamiento.
El
Reglamento para la
Preparación de Información Financiera (CONASEV) plantea la
utilización de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo con
este esquema, los activos fijos pueden ser clasificados en: terrenos; edificios
y otras construcciones; maquinaria y equipo; unidades de transporte; muebles y
enseres; equipos diversos; unidades de reemplazo; unidades por recibir;
trabajos en curso.
Adicionalmente
a estas cuentas es posible incluir otras específicas para el negocio, como por
ejemplo, Inmovilizaciones Agropecuarias (para empresas agrícolas o pecuarias),
Reservas Mineras (por el costo de la concesión de las empresas mineras),
Inmovilizaciones Forestales (para empresas del sector maderero).
En
nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de los
recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por
considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga
licencia para su explotación.
Costo
original
De
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo
fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa
en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de
compra más todos aquellos importes razonables y necesarios que se pagaron para
tenerlo listo para su propósito de uso. Debido a que estos costos varían de
acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuación se presentan algunos
ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilización:
Edificaciones: las
edificaciones pueden ser construidos o comprados en estado acabado (nuevos o
usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos
aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a los
arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los
contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales.
Terrenos. El costo
original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de compra,
costos relacionados con el cierre de la transacción (ver en el cuadro adjunto
algunos ejemplos); y costos relacionados con preparar el terreno para el uso
que se le desee destinar. En este último grupo se incluye, por ejemplo, el
costo de limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier
edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno debe ser
neto de cualquier valor que se recupere en la demolición (venta de puertas,
rejas, etc.).
Es
importante tener claro que no forma parte del costo del terreno el costo de
cercar, pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y alumbrado puesto que
estos activos, a diferencia del terreno, sufren un desgaste en el tiempo y
deben ser contabilizados por separado.
En
el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo
original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia
y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su
propósito original.
Algunos
costos no previstos como una huelga de obreros de construcción civil deben ser
incluidos como gastos y no como parte del costo del edificio, debido a que son
costos evitables e innecesarios para completar la construcción2.
2 Chong,
Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del
activo; Universidad del Pacífico, 1992.
A
lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos
relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el
silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización completa de una
planta concentradora, por ejemplo. El problema contable que presentan estos
desembolsos es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo
(capitalizarse) o si deben considerarse como gastos del periodo.
La
regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos
relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del
mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida
útil, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados
por el activo, por una reducción en los costos de operación3, o por
un aumento de la capacidad productiva.
A
continuación se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos
desembolsos.
Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento
comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del activo
y que simplemente mantienen el activo en su condición ya existente o que
restablecen el activo para que trabaje bien.
Por
ejemplo, son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparación de un
choque, el afinamiento y el cambio de llantas.
En
todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados a gastos
contra los resultados del periodo en el que se efectuaron.
Reparaciones extraordinarias. Comprenden aquellas reparaciones que
no se realizan de manera frecuente, implican un desembolso significativo por lo
general, e incrementan el valor de uso (eficiencia) o la vida útil del activo
fijo. Por ejemplo, es el caso del cambio de motor de un vehículo, la renovación
del sistema eléctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y desagüe
en un edificio.
Las
reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo,
incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y
debe ser depreciado en los años de vida útil remanente del activo. Si la
reparación ha incrementado la vida útil del activo, debe recalcularse el
cronograma de depreciación para los siguientes periodos.
Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que
se añaden al activo original, como por ejemplo, la construcción de pisos
adicionales en un edificio, la instalación de una cisterna para un edificio de
departamentos o la construcción de un nuevo pabellón en un centro médico. En
estos casos, los costos que han generado las adiciones deben ser capitalizados,
incrementando el costo original del activo.
Mejoras y reemplazos. Las mejoras y reemplazos representan la
sustitución de partes del activo original por otras nuevas que van a
incrementar el beneficio futuro del activo.
La
mejora es un gasto originado por la sustitución del activo original por uno
mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su vida
útil. Por ejemplo, el cambio del motor de gasolinero a petrolero de un
automóvil es considerado como una mejora. Igualmente lo es una reparación mayor
del motor, que permite usar el vehículo 150,000 kilómetros
adicionales.
3 Chong,
Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del
activo; Universidad del Pacífico, 1992.
Concepto
de depreciación
La
depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un
activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces
el concepto de la
depreciación
trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:
1.
La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el
costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período.
La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con
su costo original.
2.
Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final
de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el
activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la
mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente
depreciados.
3.
La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los
activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es
simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa
efectivo.
4.
La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo
de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines
impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el
pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son
menores, y los impuestos correspondientes, también son menores.
1.- Chong, Esteban. Contabilidad
Intermedia Tomo I: Estados financieros y cuentas del activo. Universidad del Pacífico, 1992.
5.- Félix Jiménez. Macroeconomía,
Enfoques y Modelos. Tomo I.
2.-
Normas internacionales de Contabilidad. Comité de las normas Internacionales
de Contabilidad 1994.
3.- Dispositivos legales varios
relacionados con el activo fijo, reevaluación y descripción.
4.- Separatas del curso de
Macroeconomía impartidas en clase.
BIOGRAFÍA
DEL AUTOR
Mi nombre es Luís
Millones, nacido en el país de Perú en 1978, departamento de Lima.
Me encuentro cursando
la Carrera de
Administración y Recursos Humanos en la Universidad ,
actualmente me encuentro cursando el sétimo ciclo.
Me interesó la
carrera de Administración debido a que me gusta incursionar en el tema de los
negocios y como me encuentro trabando en una fábrica, me es mas fácil el
poderme desempeñar en mi cargo de Recursos Humanos.
Además de estos
estudios, tengo conocimientos del idioma inglés y pienso estudiar el francés.
La carrera de
Administración es una de las mejores ya que es un campo bastante amplio en el
cual uno se puede desenvolver con toda tranquilidad, sobretodo que uno sabe que
está haciendo de gran ayuda a los trabajadores de la compañía.
