EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
1.
SU IMPORTANCIA
Normalmente, las
empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a
controlar físicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de
quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa.
No obstante, una
empresa cuenta con una inversión que sin ella sería imposible operar
normalmente y ésta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo,
no se le ha prestado la debida atención en su control físico.
2.
RESPONSABILIDAD
DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Históricamente,
siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos debía recaer en el Departamento
Contable, quien no respondió adecuadamente a la importancia que tiene un
control de los mismos, limitándose a un registro contable global de las
adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del
cálculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la
competitividad de los precios hace que el Control
de los Activos Fijos salga de su
destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y Finanzas como
encargada y responsable de un control físico y contables, pues con ello podrá:
ü
Tener el
control del Activo Fijo en el lugar
que lo destinó y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o
persona determinada.
ü
Calcular
mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de
depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada
producto o servicio.
ü
Mejorar
la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el
estado real actual de los Activos Fijos.
ü
Conocer
perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para
iniciar o continuar una operación sin problemas.
3.
INICIO DEL
CONTROL
El control de los
Activos Fijos se inicia a partir de
un Inventario Físico al barrer; es
decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente
cada Activo Fijo con una etiqueta,
placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde
se encuentre el activo, asignándole de este modo el Area Usuaria y el Centro de
Costo Contable al que pertenece.
Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se
encuentra cada activo fijo.
Este primer
inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los
activos fijos existentes en la empresa.
4.
CONCILIACION CON
LIBROS CONTABLES
La Base de Datos
Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe
relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con
que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a
cada activo inventariado físicamente.
5.
CONTENIDO DE UNA
BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
La Base de Datos de un buen Sistema
de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:
a)
Código de Identificación física de cada activo
b)
Código de Equipo y Modelo
c)
Descripción amplia del activo
d)
Fecha de adquisición
e)
Documento contable de adquisición y número de registro
contable
f)
Area Usuaria a la que pertenece
g)
Centro de Costo Contable al que pertenece
h)
Costo de adquisición
i)
Depreciación anual y acumulada
j)
Valor neto del activo
k)
Estado actual
l)
Vida útil estimada
Con estos datos,
se podrá iniciar el Sistema de Control
de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado,
aunque también se puede llevar en forma manual.
6.
MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Como es normal,
los Activos Fijos tendrán movimiento
futuro por:
Ø
Nuevas adquisiciones
Ø
Retiros por ventas
Ø
Retiros por bajas
Ø
Donaciones
Ø
Transferencias a otros departamentos
Ø
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para
tener actualizado el Sistema de Control
de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las
operaciones en el Sistema, cualquiera fuera él.
Para tener un
control del Sistema de Activos Fijos,
todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro
de un procedimiento definido, que
indique:
Ø
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Ø
Las rutas que debe seguir el documento
Ø
Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como
los Activos Fijos tienen una
razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas
personas manejarán el sistema, la Administración moderna ha compilado cada
movimiento, llevando un Manual de
Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los documentos como del
flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos.
7.
SISTEMA
COMPUTARIZADO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
En la actualidad,
existen muchos Softwares que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual contempla todas
las opciones descritas en el Manual de
Procedimientos. Dada la agilidad y
la rapidez de los Softwares, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia
Contable podrían mantener actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían
consultar en cualquier momento.
8.
9.
INVENTARIOS
PERMANENTES
Si bien como se ha descrito:
Ø Un Inventario
Ø Un Manual de Procedimientos
Ø Un Software
Son la base de un buen Sistema
de Control de Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto tiempo, la
Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas involucradas,
revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema
de Control de Activos Fijos, mediante:
Ø Inventarios periódicos rotativos
parciales
Ø Inventarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes
necesarios y conseguir que el Sistema de
Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.
