La ciencia o el arte de entrevistar
La empresa quiere
que sus trabajadores sean los más adecuados, por eso realiza procesos de
selección para conocer a los candidatos y "quedarse" con los mejores.
La prueba más importante del proceso de selección es la
entrevista en la que un entrevistador decidirá por el comportamiento y por las
respuestas que de el postulante para ver si es un buen candidato al puesto.
El objetivo principal del
entrevistador está claro: obtener la mayor cantidad de información posible, sin
desvelar aquellos datos que considera más oportuno revelar en un segundo
contacto. Para ello hará una serie de preguntas que le
confirmarán la adecuación al puesto ofertado o, si no hay una vacante en ese
momento, a las futuras necesidades de la empresa.
El seleccionador
busca a una persona motivada, que le convenza, y que le demuestre que está
haciendo la elección adecuada.
Dada, como se sabe,
la escasez de candidatos adecuados, es necesario ser muy buenos entrevistadores
para detectarlos. Nuestra tarea puede definirse con la frase “separar la paja
del trigo”. Nuestro desafío es ver más allá de las
apariencias. Las buenas selecciones se nutren de buenos candidatos y de buenos
reclutadores. Para serlo, estos últimos deben conocer y cumplir con todos los
pasos. Los mayores errores se producen cuando:
§ No se releva
adecuadamente el perfil. Hay que reflexionar sobre todos los aspectos
necesarios.
§ No se analiza la
trayectoria previa del postulante.
§ No se realizan
entrevistas profundas.
§ No se prueban técnicas
adecuadas.
§ Se selecciona en
una sola instancia. Los métodos más seguros son los que constan de varias
etapas (iterativos).
§ No se piden
referencias.
§ Se aceptan a
personas que no se corresponden con el nivel del puesto, por falta o por
exceso.
El éxito requiere
tiempo, dedicación, personas entrenadas en entrevistas, un proceso con varios
pasos de selección, y una confrontación profunda del candidato preseleccionado
con el perfil de la búsqueda.
Concepto de entrevista
La entrevista es la
herramienta por excelencia en la selección de personal; es uno de los factores que más
influencia tiene en la decisión final respecto de la aceptación de un
candidato.
Es un diálogo que
se sostiene con un propósito definido y no por la
mera satisfacción de conversar. Entre el entrevistador y el entrevistado existe
una correspondencia mutua y gran parte de la acción recíproca entre ambos
consiste en posturas, gestos y otros modos de comunicación. Las palabras, los
ademanes, las expresiones y las inflexiones concurren al intercambio de
conceptos que constituye la entrevista.
Durante la misma,
cada participante tiene su papel y debe actuar dentro de él, estableciendo una
norma de comunicación en un marco acotado por el tiempo y tema a tratar.
Tipos de entrevistas de selección
laboral
Entrevista directa
El entrevistador es
quien plantea las preguntas desde el principio y las hace de forma muy
concreta.
Entrevista mixta
Un tipo de
entrevista muy frecuente. Permite al entrevistador hacer preguntas concretas
pero también plantear opiniones y comentarios.
Entrevista Libre
Este tipo de
entrevista exige haber realizado una buena preparación. El entrevistado después
de haber preguntado un par de detalles del CV y quizás contado brevemente las
razones de la reunión, lanzará el conocido "Hábleme de Ud., ¿porqué le
interesa este puesto?”. Esta entrevista, quizás más estresante para algunas
personas, sin embargo tiene muchas más posibilidades y expectativas de ser más
provechosa para ambas partes. Por una parte, el postulante adquiere más
confianza al poder decir realmente lo que quiere y por otra el entrevistador
sólo tiene que hacer de vez en cuando preguntas pertinentes.
Entrevista Grupal
Este tipo de
entrevista se utiliza en procesos de selección donde concurren un elevado
número de candidatos.
El seleccionador,
quien está presente junto con uno/dos colegas más u observando a través de un
cristal, plantea un caso a resolver. Puede ser un caso de resolución de
conflictos, de ampliación de producción, etc. en el cual cada uno de los
presentes deberá presentar su solución al problema planteado y debatirlo junto
con sus compañeros. A cada participante se le asigna un puesto. El hecho es que
cada uno de las personas actuará conforme a como es en realidad sin darse
cuenta.
La resolución del
caso en sí no tiene importancia. Lo que el seleccionador valorará será el
desenvolvimiento de cada uno en grupo: la postura que adopto (líder,
conciliador, organizador, etc), el modo en como se enfrentó a la situación y
cómo trató de resolverla.
Entrevista de Panel
Esta entrevista se
puede realizar con varios entrevistadores a la vez en una única sesión o
mediante una serie de encuentros con distintas personas que entrevistarán al
candidato desde la perspectiva de los distintos puestos que ocupan.
Este tipo de
entrevista se suele realizar para determinar desde distintos puntos de vista si
su incorporación es positiva para la empresa y, de ser así, en que puesto
encajaría más. La ventaja para el candidato es que conocerá a los jefes de
distintas áreas y por tanto la empresa con mayor profundidad. Suelen ser
entrevistas más técnicas.
Entrevista por
teléfono
Cada vez es más
frecuente que los seleccionadores realicen entrevistas por teléfono. Suelen
utilizarse para confirmar datos del Curriculum Vitae y profundizar en los
aspectos más relevantes para la posición que desean cubrir.
Son importantes y
suelen ser decisivas para citar o no al candidato para una entrevista personal.
Distintos tipos de preguntas para la
entrevista
Preguntas cerradas
Las que se pueden
contestar con una sola palabra, por lo general, sí o no. De la respuesta suele
derivar otra pregunta.
Preguntas de sondeo
Sencillas y cortas
tales como: ¿por qué?, ¿cuál fue la causa?, ¿qué sucedió después?, etc..
Preguntas
hipotéticas
Se le presenta al
entrevistado una situación hipotética, un caso, por ej. Que se relacione con el
puesto o la empresa, para que lo resuelva: ¿qué haría ud. si...?, ¿cómo
manejaría ud...?, ¿cómo resolvería ud...?, En caso de ... .
Preguntas
malintencionadas
Obligan al
entrevistado a escoger entre dos opciones indeseables. No son útiles ni
aconsejables.
Preguntas
provocadoras
Son muy útiles para
evaluar la reacción del candidato. Se las formula repentinamente, de modo que
además interviene el factor sorpresa.
Preguntas que
sugieren la respuesta esperada
Aquellas donde es
claro qué se espera que el entrevistado responda, por ej.: “Ud. se propone
terminar su carrera, ¿verdad?”.
Preguntas abiertas
Inducen al
entrevistado a explayarse sobre el tema y permiten obtener mucha información y
evaluar otros aspectos de su desempeño: modalidad de expresión y relación,
utilización del lenguaje, capacidad de síntesis, lógica de la exposición,
expresión corporal, etc..
El perfil y el currículum
Cualquier búsqueda
parte de algo elemental: la lectura inteligente del perfil requerido y
del CV de la persona a entrevistar
Cuando se inicie un
proceso de selección Ud. deberá comenzar por leer una cantidad considerable de
CV, ya sea porque se publicó un anuncio o porque se ha hecho una preselección
con la ayuda de una base de datos.
Análisis de fondo
El primer punto y
fundamental es que antes de comenzar la lectura de CV, Ud. tenga absolutamente
claro los requisitos para el puesto. Esto le será de mucha utilidad. A partir
de estos podrá hacer rápidamente tres “pilas” de CVs, los que SÍ cumplen,
los que NOcumplen y los dudosos.
A partir de
criterios simples tales como:
1. EL SEXO
2. LA EDAD
3. LA IDONEIDAD
Preparación para la
entrevista
Hay que manejarse
con el perfil relevado de nuestro cliente, interno o externo. A partir de allí
hay que tomar el tiempo necesario para revisar los antecedentes y las
condiciones de todos los aspirantes antes de recibirlos personalmente.
- Destine tiempo suficiente para la entrevista
No arme su agenda superponiendo compromisos o con muy poco espacio entre
las entrevistas; tenga en cuenta que el entrevistado puede llegar tarde,
que Ud. puede demorarse en atenderlo, que la entrevista puede ser más
larga, o que Ud. puede tener necesidad de utilizar tiempo extra para
analizar los datos obtenidos de la misma.
- Prepare un ambiente apropiado
Tenga en cuenta las siguientes reglas:
1. Que sea
en privado. Esto es muy importante para que los aspirantes puedan hablar
con libertad.
2. Que haya
un mínimo de distracciones. Entre éstas se incluye un teléfono que suena
sin que nadie conteste, personas que entran de improviso en la oficina, o su
propia distracción si Ud. está pensando en todo el trabajo que tiene que hacer.
3. Que el
aspirante pueda estar cómodo. Su comportamiento y su actitud general como
entrevistador determinarán en gran parte el grado de comodidad del visitante.
Haga lo que pueda por crear un ambiente acogedor. Si el solicitante se siente
cómodo, Ud. se asegurará una entrevista más productiva.
4. Que
ambos ocupen lugares apropiados.
Recuerde que cualquier
cosa que Ud. encare, saldrá mejor si le dedica un tiempo mínimo de preparación.
3. La actitud del
entrevistador
§ Evitar la postura
dogmática
§ Mostrar sinceridad
y franqueza en vez de astucia y sagacidad
§ Brindar a la
persona entrevistada la oportunidad de expresar todas sus respuestas
§ Antes de entrar de
lleno en el tema es aconsejable apelar a la amabilidad con preguntas tales
como:
§ Te costo mucho
llegar hasta aquí?
§ Encontró lugar para
estacionar el auto?
§ El tiempo utilizado
para este tipo de preguntas no debe demorar más de 30 segundos. Luego se debe
dirigir la conversación hacia lo que nos interesa.
EJEMPLO: “Me alegra
mucho que no le haya costado llegar, porque me gustaría que empezáramos a
hablar sobre el interés que tiene usted en nuestra vacante...”
Estimular al
aspirante para que hable
Es muy importante
comenzar bien, porque esto nos ayudará en el resto de la entrevista, ya que el
entrevistado va a focalizar su atención en nosotros, se crea un clima cordial y
una sincera simpatía.
Vale destacar que usted
no debe ser un nuevo amigo del entrevistado, sino solo una persona cordial, que
deberá lograr que el entrevistado se sienta cómodo de modo que le cuente todo
lo que usted necesita saber para formar una decisión. Recuerde que una buena
decisión es buena para ambas partes, no solo para usted.
Lo que NO debe
olvidar:
- Releer el CV para saber antes de la entrevista
a quién va a entrevistar.
- Tener en claro los requisitos del perfil.
- Tener un listado de las preguntas no
aceptables (dependientes de cada país y sus usos y costumbres).
- Preparar tres o cuatro preguntas clave que no
debe omitir en la relación con el CV y el perfil.
Antes de la
entrevista
§ Analice el CV del
candidato
§ Planifique las
preguntas a formular
§ Basándose en la
descripción del puesto, agregue preguntas adicionales si es necesario
Durante la
entrevista
§ Preséntese y
tranquilice al candidato
§ Explique la forma
en que se llevará a cabo la entrevista: “Yo hago las preguntas primero, y luego
será su turno”
§ Utilice las
preguntas brindadas. Estas se idearon para obtener información general y
específica sobre las habilidades del candidato.
§ Tome notas
§ Déle al candidato
la oportunidad de formular preguntas
§ Explique los
futuros pasos y los procesos de seguimiento.
Después de la
entrevista
§ Analice toda la información
relevante y realice su análisis inmediatamente después de la entrevista
§ Complete los
formularios necesarios
Como desarrollar entrevistas
laborales exactas, justas y efectivas
En numerosas
ocasiones, aquellos que trabajamos en las áreas de gestión de empresas, tenemos
que seleccionar y entrevistar personas para distintos cargos y la mayoría de
nosotros no hemos recibido ningún tipo de entrenamiento acerca de cómo realizar
correctamente el proceso de selección. Dentro de este proceso, la entrevista
normalmente tiene un papel fundamental, aunque durante el último tiempo su
utilización ha sido ampliamente criticada.
Algunas de las
objeciones que se interponen a las entrevistas laborales son:
a. Falta de
Exactitud
Si bien es cierto
que la entrevista personal es una parte fundamental de cualquier proceso de
selección, es considerada como una de las menos exactas o confiables. Además,
las investigaciones han demostrado que la entrevista personal sólo es exacta en
un 14% de las ocasiones para predecir el éxito de una persona en un cargo. Aún
así, las mismas investigaciones muestran que un 90% de las decisiones de
contratación se toman durante la entrevista.
b. Propensión a la
Discriminación
De la forma como
normalmente se realizan las entrevistas personales, es muy fácil que el
entrevistador introduzca preguntas que pueden ser consideradas
discriminatorias, ofensivas y totalmente irrelevantes para el trabajo
específico que desarrollaría la persona. Por ejemplo, cuando se pregunta a una
mujer joven si piensa casarse y tener hijos.
En Estados Unidos
existe el "Equal Employment Opportunity Council", que es una
organización orientada a garantizar la objetividad en los procesos de
reclutamiento, selección y contratación, para prevenir la discriminación. La legislación
estadounidense intenta prevenir específicamente cualquier tipo de
discriminación en base a sexo, raza, color, religión, orientación sexual y
muchos otros aspectos. Sólo se acepta como válidas aquellas preguntas que están
directamente relacionadas con el trabajo y con el desempeño de la persona en
él. A la luz de este tipo de legislación, la entrevista personal realizada de
acuerdo al método tradicional, normalmente es totalmente indefendible como
proceso objetivo de selección.
Obviamente, en nuestro
país —así como en la mayoría de los países latinoamericanos—, no es común
preocuparse por tener un proceso de selección totalmente objetivo con lo cual,
es muy fácil encontrarse con preguntas poco apropiadas o aceptables.
Es importante
evitar la discriminación, no sólo porque es lo más correcto, sino porque es lo
más beneficioso para la organización. Si queremos que nuestras empresas
compitan efectivamente a nivel mundial, es totalmente necesario que contemos
con el mejor recurso humano y que nos preocupemos constantemente por aumentar
su productividad.
Por lo tanto,
tenemos que evitar al máximo la existencia de nepotismo, favoritismos, acomodos
políticos, favores entre amigos y tantas otras prácticas tan comunes en
nuestras organizaciones y que atentan contra su productividad.
c. Poca
Estandarización
En los procesos
normales de entrevista, cada entrevistador utiliza una lista de preguntas como
"guía" general, pero aplicando las preguntas más adecuadas
dependiendo de cómo vaya "sintiendo" la entrevista. Esto,
definitivamente, no ayuda a la objetividad.
d. Diferencias
Entre Distintos Evaluadores
Cuando se está
realizando un proceso de selección de gran envergadura, es común repartir el
trabajo entre varios entrevistadores. En estos casos, es muy difícil compartir
apuntes para tomar una decisión objetiva. No se han utilizado las mismas
preguntas y se tienen distintos criterios para determinar lo que constituye una
buena respuesta.
e. Se Confía
Demasiado en el Instinto del Entrevistador
Las investigaciones
han demostrado que, en la mayor parte de las decisiones de contratación, el
entrevistador toma su decisión acerca del postulante en los primeros tres a
cinco minutos de la entrevista y pasa el resto del tiempo confirmando su
decisión con argumentos racionales.
Ahora bien, estos
problemas son evitables y la mayor parte de las investigaciones demuestra que
la efectividad de las entrevistas puede ser mejorada enormemente si se utiliza
un método correctamente desarrollado y estructurado. Este método es conocido como
la "Entrevista Estructurada".
La entrevista
estructurada consiste en una serie de preguntas que son aplicadas uniformemente
a todos los candidatos, bajo condiciones estandarizadas. A estas preguntas, se
les genera una serie de respuestas posibles y se asigna un puntaje de acuerdo a
la calidad de la respuesta. Esto permite evitar las diferencias de criterios
entre distintos entrevistadores y evitar que se realicen las preguntas de
acuerdo a cómo el entrevistador "sienta" la entrevista.
Obviamente, uno no va
a poder predecir todas las posibles respuestas, pero sí la mayoría y va a poder
evitar las diferencias de opinión entre los distintos entrevistadores.
La aplicación de
entrevistas estructuradas requiere una preparación y capacitación mucho mayor
por parte de los entrevistadores, pero genera un proceso mucho más objetivo,
que nos permite dejar sólo a aquellos que pueden contribuir realmente al
desempeño en el cargo específico y, en definitiva, a los resultados de la
empresa. Ese tiene que ser el criterio definitivo.
Cómo Contratar Empleados
La mayoría de
ustedes han trabajado para otro alguna vez. Ahora, usted se encuentra
considerando cómo contratar a alguien que trabaje para usted. Necesita tener en
cuenta las reglas, las responsabilidades, y las dificultades que le enfrentan
al empleador cuando debe tomar decisiones de cuándo contratar a una persona,
qué talentos necesita, cómo encontrar a una persona fiable y cooperativa, si la
persona tiene las cualidades que usted busca, y cómo entrenar al nuevo empleado.
Cuando se emplea a una persona, usted se está haciendo responsable por la
subsistencia de otro.
Seis medidas para
contratar a empleados
1º medida:
Encontrar buenos candidatos
§ Escriba una
descripción detallada para trabajo indicando claramente en que consiste el
trabajo y lo que requiere. Incluya el número de horas que se trabaja y el
salario que ofrece. (Pueda que encuentre la necesidad de cambiar esta
descripción a medida que entrevista a candidatos).
§ Pregúntele a su
familia, amistades, vecinos, y conocidos del negocio si saben de alguien que
busca trabajo.
TENGA CUIDADO: No
debería emplear a miembros de la familia o amigos solamente porque necesitan
trabajo.
Esté seguro de que
necesita un empleado adicional y que la persona que Usted está considerando
tenga las habilidades y la experiencia que busca.
§ Anuncie el puesto
en el periódico
§ Ponga un anuncio
con la descripción del trabajo en una escuela local, en iglesias, clubes, con
programas de entrenamiento tanto como en su negocio
§ Déles solicitudes
para empleo a las personas interesadas en trabajar por su empresa.
§ La solicitud pide
la experiencia laboral y educativa del candidato. Puede añadir preguntas que
pongan a prueba las habilidades del candidato para ver como lee, escribe y
suma. Por ley usted no puede preguntarle nada que se refiera a su sexo, raza,
religión, condición física, o estado matrimonial.
§ Consiga la
solicitud en una papelería comercial
§ De los candidatos,
elija los tres más calificados por medio de sus solicitudes y cítelos para una
entrevista.
2º medida: Cómo
entrevistar a los candidatos
El propósito de una
entrevista es para darle información al solicitante acerca del trabajo y lo que
requiere tanto como para conocer las costumbres y habilidades de trabajo que
tiene éste.
§ Dé una breve
presentación de lo que consta el trabajo, sobre la compañía, y de sí mismo.
§ Hágale sentir al
solicitante lo más cómodo posible.
§ Hable por unos
minutos sobre lo que usted espera de sus empleados
§ Lo más importante
es dejar que el solicitante hable la mayor parte del tiempo
RECUERDE: La ley no
le permite hacer preguntas sobre raza, religión, salud, edad, estado
matrimonial, arrestos sin convicción, ni otros asuntos personales.
§ Haga preguntas
sencillas y específicas:
§ ¿Qué hizo en su
último empleo?
§ ¿Qué fue lo que le
gustó y no le gustó de ese trabajo?
§ ¿Qué es lo más
importante para Usted de un trabajo?
§ ¿Qué habilidades va
a traer a este trabajo?
§ Acuérdese de
preguntar "¿Por qué?" para obtener más información
§ Apunte la
información que pueda servirle más tarde
§ Si a este punto de
la entrevista Usted cree que el solicitante es buen candidato para el trabajo,
déle más información sobre su negocio, tal como programas de entrenamiento y
cómo se evalúa el desempeño de los empleados
§ Permítale al solicitante
la oportunidad de hacer preguntas
§ Deje tiempo entre
las entrevistas para tomar notas
§ Nunca ofrezca el
puesto hasta después de haber entrevistado a todos los solicitantes
3º medida: La
selección final
§ Llame a quienes le
hayan accedido referencias sobre el solicitante, especialmente sus patrones
anteriores, maestros, clérigos, y otros que hayan trabajado con el candidato.
§ Pregúntele a éstos
que le han recomendado al solicitante:
§ ¿Cuáles son los
puntos fuertes y débiles del solicitante?
§ ¿Por qué dejo él o
ella sus últimos trabajos?
§ ¿Usted lo
emplearía? ¿Para qué puesto?
§ Compare a los
candidatos en términos de:
§ Las habilidades que
Usted busca
§ Sus pasadas
experiencias laborales
§ Motivación propia
§ Habilidad de
llevarse bien con otros
§ Ofrézcale el puesto
al que usted considere mejor de los candidatos
4º medida: Cómo
entrenar al nuevo empleado
El propósito de un
periodo de entrenamiento es para darle al empleado la oportunidad de aprender
su nuevo trabajo y conocer a los otros empleados. Esta "inversión" en
el entrenamiento de un nuevo empleado puede ahorrarle mucho tiempo y dinero a
lo largo.
- Déle la bienvenida a su nuevo empleado y
hágale sentir a gusto
- Explíquele como se opera el negocio y quien se
encarga de cada tarea
- Descríbale en detalle lo que él o ella estará
haciendo
- Déle un resumen de como se evalúa al empleado
y cuando
- Aclárele la póliza de trabajo para los
empleados detalladamente
- Déjele saber al nuevo empleado con quien puede
consultar cuando tenga algún problema
5º medida: Reviso
del récord laboral del empleado
Aclárale bien a sus
empleados como y cuando se les juzgará su desempeño en el trabajo. Debería
evaluar a cada empleado dos veces al año.
Hábleles con
franqueza y sinceramente a los empleados de su desempeño, bueno y malo. También
déles la oportunidad de que ellos lo evalúen a usted como supervisor.
Haga sus
evaluaciones basándose en:
§ Calidad y cantidad
de trabajo
§ Iniciativa propia
§ Si se puede confiar
en él
§ Sentido común al
manejar ciertas situaciones laborales
§ Habilidad de
llevarse bien con otros <
6º medida: Obtenga
los permisos necesarios
La ley requiere que
todo empleador pague los impuestos de retención salarial y que tengan cobertura
sobre los riesgos del trabajo (ART) para todos sus empleados. Además, los
administradores de negocios deben tener en cuenta varios reglamentos laborales
del gobierno.
